Todos os documentos cadastrados no contas a pagar ou gerados a partir do pagamento de comissões e entrada de mercadoria são gerenciados pela tela documentos a pagar.
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Esta tela assim como a tela documentos a receber possui diversos filtros que facilitam a gestão dos documentos como: documento, entidade, tipo de documento e filial. O filtro período é utilizado em conjunto com o filtro seleção assim é possível selecionar documento abertos, quitados, estornados pela data de abertura, quitação ou estorno em uma só interface.
Esta tela também possui gerenciamento por cores, seguindo a legenda:
VERMELHO: atrasado em relação data de vencimento
AMARELO: vencimento previsto para o dia atual
VERDE: ainda não vencido
PRETO: já quitados ou estornados
Incluindo documentos no contas a pagar #
Para incluir ou alterar um documento no contas a pagar, deve-se informar ou gerar o numero do identificador (Id), tipo de documento, entidade, filial, data de emissão e vencimento e valor do documento. Os campos situação e saldo são alterados de acordo com os lançamentos realizados no documento.
Os campos compromisso e pagamento autorizado permitem um maior controle sobre os pagamentos um documento que não tem pagamento autorizado ou não é considerado compromisso não pode ser quitado. O acesso a estes campos é controlado no perfil de usuário.
Desdobramento de contas contábeis e centros de custo #
É possível informar vários centros de custo e contas contáveis por documento financeiro.
Para isto, basta clicar no botão que fica logo ao lado dos campos de centro de custo e conta contábil para abrir a tela de desdobramentos. Nesta tela, informar os centros de custo ou conta contábil e o percentual que cada um representa no valor total do documento.
IMPORTANTE: somente será possível salvar o desdobramento se o percentual final for 100%.
Após informar itens de desdobramento, na tela do documento a pagar aparecerá a descrição “Diversos” no campo de nome do centro de custo ou conta contábil.
Desdobramento de documento a pagar #
Também é possível desdobrar um documento a pagar em outros documentos através da aba “Desdobramento.
Para apenas gerar parcelas do documento original “dividindo” o valor total pelo número de parcelas, informa a quantidade de parcelas e tecle ”Enter” ou ”Tab” e a lista das parcelas irá aparecer abaixo. Caso queira replicar o valor em vários lançamentos do mesmo valor do documento original, informe a quantidade de parcelas e selecione a opção “Replicar valor” na área marcada em vermelho da figura acima.
Realizando lançamentos em documento a pagar #
Quando é cadastrado um documento no contas a pagar automaticamente é gerado um lançamento de abertura do documento. É possível acessar os lançamentos de um documento a partir da tela de documentos a pagar no botão lançamentos.
No botão lançar pode-se alterar o saldo para mais ou para menos informando tipo de lançamento, histórico e valor do lançamento. Se o saldo do documento for alterado para zero o documento terá sua situação alterada para quitado.
No botão estornar é possível anular o último lançamento ainda não estornado do documento. A operação de estorno gera um lançamento com a operação contrária ao lançamento original.
Menu de ações
No botão de “Quitação (F5)” é possível realizar a quitação manual do documento a pagar inserindo manualmente as alterações de valores e informações para o lançamento bancário.
Há também o botão de “Estornar (F6)” que realiza todo estorno do documento a pagar. Após clicar em confirmar o estorno irá aparecer um campo para escrever o motivo para o estorno do documento, similar a tela de lançamentos.
OBS: Após um documento a pagar ser estornado não há como cancelar o estorno, apenas recriar o mesmo.
No menu de ações há também o botão “Gerar Recibo” que permite gerar um recibo do documento a pagar em PDF ou no modelo de comprovante.
